Privacyverklaring

Vantera Studio bouwt en onderhoudt websites en biedt klanten een online portaal om hun project, berichten, offertes en facturen te volgen. Voor die dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Hieronder staat welke gegevens dat zijn, waarom wij ze gebruiken, met wie wij ze delen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk

Vantera Studio, Middelcoopstraat 11, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92418252. Voor vragen over deze verklaring of over je gegevens: facturatie@vantera.nl.

Voor de gegevens die wij in opdracht van jou verwerken — bijvoorbeeld de gegevens van jouw eigen websitebezoekers of van een formulier op jouw site — ben jij de verantwoordelijke en zijn wij verwerker. Die afspraken staan in artikel 14 van de samenwerkingsovereenkomst. Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor wij zélf verantwoordelijk zijn: die van jou als klant en gebruiker van het portaal.

2. Welke gegevens wij verwerken

Contact- en bedrijfsgegevens

Naam en gegevens van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, adres, KVK- en btw-nummer, klantnummer en het gekozen pakket.

Inlog- en beveiligingsgegevens

Je versleutelde wachtwoord, de instelling voor tweestapsverificatie en de bijbehorende herstelcodes, je actieve sessies (apparaatomschrijving, IP-adres, laatste activiteit), je inloggeschiedenis en een logboek van belangrijke handelingen in het portaal.

Project- en websitegegevens

Alles wat je in het portaal aanlevert of achterlaat: teksten, afbeeldingen en bestanden, feedback op het ontwerp, taken, berichten in de chat en onze eigen notities over het project.

Facturatie- en betaalgegevens

Offertes, facturen en factuurregels, bedragen, betaaltermijnen, het betaalkenmerk en de betaalstatus. Voor het afletteren van overboekingen lezen wij de bijschrijvingen op onze eigen zakelijke rekening; daarbij zien wij de naam van de betaler, het rekeningnummer en de omschrijving.

Ondertekening van een offerte

Je naam, je handtekening (getekend of getypt), het tijdstip, je IP-adres, je browsergegevens en een controlegetal van het ondertekende document. Wij leggen dit vast als bewijs dat en wat er is ondertekend.

Bezoek aan de website die wij voor je bouwen

Wij tellen bezoeken zonder je bezoekers te volgen: er wordt geen IP-adres opgeslagen en er worden geen tracking-cookies geplaatst. Van elk bezoek bewaren wij alleen de opgevraagde pagina, de verwijzende bron, het soort apparaat en een dagelijks wisselende, onomkeerbare code waarmee herhaalbezoek binnen één dag geteld kan worden.

3. Waarom wij ze verwerken

• Om de overeenkomst uit te voeren: je project bouwen en opleveren, je toegang geven tot het portaal, met je communiceren, offertes en facturen opstellen en betalingen verwerken.
• Omdat de wet ons daartoe verplicht: onze administratie en facturen moeten wij bewaren voor de Belastingdienst.
• Vanuit een gerechtvaardigd belang: het beveiligen van het portaal (inloggeschiedenis, sessies, logboek), het kunnen aantonen van een akkoord op een offerte, en het verbeteren van onze dienstverlening.

Wij gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en zetten ze niet in voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4. Met wie wij ze delen

Wij schakelen andere partijen in om onze dienst te kunnen leveren. Zij mogen de gegevens alleen gebruiken voor de opdracht die wij ze geven.

Stripe Payments Europe (betalingen via iDEAL)

Ontvangt het bedrag, het betaalkenmerk en je naam en e-mailadres. Factuurregels en projectgegevens sturen wij níet mee.

bunq (onze zakelijke bankrekening)

Wij lezen de bijschrijvingen op onze eigen rekening om betalingen aan facturen te koppelen. Wij hebben geen toegang tot jouw rekening.

Boekhoudklaar (onze boekhouding)

Ontvangt bewust zo min mogelijk: bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, factuurnummer, datums en één samenvattingsregel per btw-tarief. De omschrijvingen van je factuurregels blijven in ons eigen systeem.

TransIP (server en hosting)

Het portaal en de databank draaien op een server in Nederland.

Strato (domein, DNS en e-mailpostvakken)

Verzorgt onze domeinnaam en e-mailpostvakken. Uitgaande e-mail versturen wij vanaf onze eigen server.

Kamer van Koophandel

Wij zoeken bedrijfsgegevens op in het Handelsregister om je dossier correct in te vullen.

Anthropic (schrijfhulp bij offertes en facturen)

Wanneer wij de ingebouwde tekstsuggestie gebruiken, sturen wij de bedrijfsnaam, het pakket en onze eigen opdrachtomschrijving mee. Berichten, bestanden en persoonsgegevens uit je dossier gaan hier niet naartoe.

Wij verkopen je gegevens nooit door en delen ze verder alleen als de wet ons daartoe verplicht.

5. Hoe lang wij ze bewaren

Facturen, offertes en de bijbehorende administratie bewaren wij zeven jaar; dat is de wettelijke bewaarplicht. Je account, je berichten en je projectbestanden bewaren wij zolang de samenwerking loopt en daarna volgens de termijn uit artikel 9 van de samenwerkingsovereenkomst. Ondertekeningsbewijs bewaren wij zolang wij het akkoord moeten kunnen aantonen. Wat wij niet meer nodig hebben, verwijderen wij.

6. Beveiliging

Het portaal is alleen via een beveiligde verbinding (https) bereikbaar, wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, tweestapsverificatie is beschikbaar en voor beheerders verplicht, en toegang is beperkt tot de mensen die het nodig hebben. Wij maken dagelijks een back-up van de databank. Van een datalek doen wij onverwijld melding, uiterlijk binnen achtenveertig uur na ontdekking.

7. Cookies

Het portaal plaatst alleen wat technisch nodig is: een sessiecookie om je ingelogd te houden en een voorkeur in je browser waarin staat of je het menu ingeklapt hebt. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies, dus ook geen cookiebanner.

8. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken en om je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Stuur je verzoek naar facturatie@vantera.nl; wij reageren binnen een maand. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of onze koppelingen veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurd is.